أهم 6 طرق في تنظيم الوقت وإدارته بشكل منتظم
أن تكون قادرًا على أداء عملك بكفاءة أهم من العمل نفسه.
لا يمكن تحقيق هذه الكفاءة إلا من خلال تنظيم واستخدام وقتك بشكل صحيح، يسعدني أنك تبحث عن نصائح حول كيفية تنظيم وقتك بشكل أفضل.
إنه يظهر أنك متحمس لتحسين حياتك! إذا كنت ممن يعانون من إضاعة الوقت ، أو إذا كنت:
- إذا كنت طالبًا وتريد نصائح لإدارة وقتك بين الدراسة والأنشطة الأخرى ، فهذه هي المقالة المناسبة لك.
- إذا كان لديك وظيفة بدوام كامل ولكنك تريد معرفة كيفية تحديد الأولويات ، فهذه هي المقالة المناسبة لك.
- إذا كنت تعمل في مجال العمل الحر وتريد أفكارًا لتنظيم وقتك فهذه هي المقالة المناسبة لك.
- إذا كنت ربة منزل وتريد بعض النصائح حول كيفية تنظيم وقتك بشكل أفضل أثناء القيام بالأعمال المنزلية ، فهذه هي المقالة المناسبة لك.
- إذا كنت تعمل في وسائل التواصل الاجتماعي أو إدارة مواقع الويب ، فهذه هي المقالة المناسبة لك.
لقد وصلت إلى المكان المثالي، لأن هذه المقالة تحتوي على نصائح قابلة للتحقيق ومثبتة لتنظيم وقتك، تستند هذه النصائح إلى دراسات علمية، بالإضافة إلى العديد من التجارب الشخصية.
هناك أيضًا بعض العادات السيئة التي ستحتاج إلى التوقف عنها ، وبعض الأسئلة التي قد تكون لديك حول تنظيم وقتك ، مثل:
- هل أحتاج إلى العمل في الصباح؟
- كيف تقاوم النسيان؟
- ما هي أفضل الأوقات للعب و المرح؟
- ستجد إجابات لكل هذه الأسئلة والمزيد في هذا المقال، ستجد العديد من الأمثلة العملية التي ستساعدك على فهم تنظيم و إدارة الوقت .
1- قم بمراقبة نفسك
لقد وجدت أن هذه واحدة من أكثر وأهم النصائح المفيدة في إدارة الوقت ، إذا وجدت نفسك تتساءل، "أين ذهب كل هذا الوقت ؟" ولا يمكنك الإجابة على وجه التحديد، فهذا مؤشر على وجود مشكلة.
قد تجد نفسك غالبًا منجذبًا إلى الثقب الأسود المعروف باسم وسائل التواصل الاجتماعي، مشاهدة مقاطع فيديو YouTube، ولعب الألعاب عبر الإنترنت، والأنشطة الأخرى التي تجعلك تفقد مسار الوقت ، حتى لو كنت في منتصف العمل على شيء ما، فقد تجد نفسك تلتقط هاتفك وتتصفح صور Instagram المؤثرة.
عندما تراقب نفسك ستتعرف على:
- الأشياء التي تفعلها في أغلب الأحيان.
- المواقع التي تزورها بشكل متكرر.
- التطبيقات والألعاب التي تستخدمها كثيرًا على هاتفك.
- كم من الوقت يستغرق القيام بشيء محدد.
هناك عدد قليل من تطبيقات إدارة الوقت التي يمكن أن تساعدك ، ومن المحتمل أن يكون Rescue Time هو الأفضل، سيسمح لك هذا التطبيق الرائع بما يلي:
- يمكنك تلقائيًا تتبع كل ثانية تقضيها على أي موقع ويب أو تطبيق.
- يمكنك تحديد مواقع الويب أو التطبيقات التي لا تريد مراقبتها.
- سيتم إخطارك بالمهام التي تريدها.
- سيساعدك هذا التطبيق في معرفة كيفية إدارة وقتك في الواقع، ستكون قادرًا على رؤية ما تفعله كل يوم بنفسك ومقدار الوقت الذي تضيعه في الأنشطة غير المفيدة لك.
بعد ذلك، يمكنك اتخاذ القرارات الصحيحة بنفسك، على سبيل المثال، يمكنك التوقف عن استخدام مواقع معينة أثناء ساعات العمل أو إزالة الألعاب التي تستهلك الكثير من وقتك.
2- قم بالعمل في الوقت المناسب لك
ثبت علميًا أن الدماغ يكون أكثر نشاطًا وتركيزًا في الصباح، لكن الكثير من الناس يفضلون العمل في الليل.
تعتمد الساعة البيولوجية في جسم الإنسان على العادات الشخصية، لذا لا تحاول القيام بأشياء لم تكن معتادًا عليها، ولا تغير عاداتك فجأة.
الهدف من هذه النصيحة هو أن تسأل نفسك متى تشعر بأنك أكثر نشاطًا، واستخدم تلك الأوقات للعمل أو الدراسة.
نصيحتي هي أن تحاول تغيير روتينك اليومي تدريجيًا حتى تستيقظ مبكرًا في الصباح.
الساعة السادسة صباحًا حاليًا وأنا أكتب هذه الكلمات، أستيقظ كل يوم في الساعة 4:30 صباحًا وأستخدم ساعات الصباح للأشياء الأكثر أهمية بالنسبة لي.
لا يجب أن تستغل هذا الوقت في السوشيال ميديا أو الاستمتاع ، بل لإكمال أصعب المهام التي عليك القيام بها خلال اليوم.
3- امنح نفسك مهلة زمنية لكل مهمة
إذا كان عليك القيام ببعض المهام مثل:
- خذ درسًا في الفيزياء.
- تصميم مشروع للعمل.
- اكتب بعض رسائل البريد الإلكتروني.
حدد مهلة (30 دقيقة إلى ساعة) لكل مهمة، حيث ان مقدار الوقت الذي تقضيه في مهمة يعتمد على المهمة نفسها.
إن تحديد موعد نهائي للأشياء التي تريد القيام بها له فوائد عديدة ، مثل:
- ستعمل بجد لأن هناك موعدًا نهائيًا.
- سوف تقاوم الملل أو الكسل ، لأن عقلك يعلم أن عليه القيام بالعمل لفترة محددة ، خاصة إذا كانت المدة قصيرة.
- ستكون قادرًا على ترتيب مهامك بشكل صحيح.
- ستراقب كفاءتك في العمل أو الدراسة وستعرف الوقت اللازم لإنهاء أي مهمة مطلوبة منك.
- ستتمكن من إكمال العديد من المهام في وقت واحد.
- ستكون قادرًا على تحديد أوقات الراحة واللعب دون التأثير على عملك أو الشعور بالندم ، حتى تتمكن من اللعب بهدوء.
لا تقلق إذا لم تتمكن من إكمال الهدف المطلوب في الوقت المحدد، يمكنك تعيين بعض الوقت خلال اليوم لإكمال المهام غير المكتملة ومع الممارسة، ستتمكن من إنهاء مهامك في الوقت المخصص لأنك ستعرف مقدار الوقت الذي تتطلبه كل مهمة.
تعد هذه الإستراتيجية لإدارة وقتك من أكثر الطرق شيوعًا ونجاحًا.
4- قم بتنظيم المهام في وقت سابق
على عكس الاعتقاد الشائع، لا يستمتع العقل باتخاذ الكثير من القرارات، بل يفضل أن يتم فرز كل شيء أمامه حتى يتمكن من تنفيذ الخطة مباشرة.
لقد سمعت بالتأكيد عن أهمية استخدام قوائم المهام وفوائدها في إدارة الوقت ، ليس هناك خلاف حول ذلك، لكن هذا ليس ما أتحدث عنه.
ما أعنيه هو أنه يجب عليك تنظيم هذه المهام في وقت مبكر، ويفضل قبل النوم، حتى تتمكن من العمل في اليوم التالي دون أي مشاكل.
قد تبدو طريقة تنظيم المهام هذه بسيطة، لكنك لن تصدقها إلا عندما تجربها بنفسك.
5- حاول ألا تضيع الكثير من الوقت في تنظيم ما تريد القيام به
هذا القول هو غذاء للتفكير: "الوقت الذي تقضيه في تنظيم عملك هو الوقت الذي لا تستخدمه في القيام بعملك".
في كثير من الأحيان، عكس ما هو متوقع، يؤدي تنظيم العمل إلى تدهور جودة العمل نفسه.
اسمحوا لي أن أقدم لكم مثالا، لنفترض أنك تريد الرد على رسائل البريد الإلكتروني في العمل ولكن هناك الكثير منها، لذلك تريد تنظيمها وترتيبها أولاً حسب الأهمية قبل الرد.
قد تعتقد أنك بهذه الطريقة تنظم وقتك وعملك لكن فكر جيدًا فيما فعلته للتو، ألم يكن الوقت الذي قضيته في ترتيب رسائل البريد الإلكتروني كان أولى في الرد على رسائل البريد الإلكتروني نفسها؟
يمكن تطبيق هذه الفكرة نفسها على الدراسة، لنفترض أنك تريد مراجعة علم الأحياء ، لذلك تنظم الفصول والمعلومات والأسئلة التي تحتاج إلى مراجعتها وحلها.
ألم تشعر بالملل أو التوتر لأنك مضطر للقيام بالعديد من المهام؟ ألم تجد نفسك تأخذ الكثير من الوقت في الترتيب والتخطيط؟
بالطبع ، كل قاعدة لها استثناء ، وفي بعض الأحيان يتعين عليك قضاء بعض الوقت في الترتيب للقيام بشيء معين ، لكنك في الغالب لا تحتاج إلى ترتيب معقد.
لقد وجدت العديد من الدراسات النفسية أن البعض منا يقضي الكثير من الوقت في التنظيم من أجل إعطاء أنفسنا الوهم بأننا منتجون.
نفعل هذا لخداع أنفسنا وضميرنا، ستجد أنك قادر على إنجاز المزيد من العمل في وقت أقل إذا بدأت العمل بأقل ترتيب وتنظيم ممكن.
6- اتبع قاعدة الـ 20/80
تم تطوير مبدأ باريتو ، المعروف أيضًا باسم قاعدة 80/20 ، من قبل الاقتصادي الإيطالي الشهير فيلفريدو باريتو، حيث تقترح القاعدة أن 80٪ من النتائج تأتي من 20٪ من الجهود.
على الرغم من وجود صيغ مختلفة للمبدأ ، إلا أن هذا ينطبق على جميع الأنشطة، حيث أكد العلماء والباحثون صحة القاعدة عبر العديد من التخصصات، إذا أخذت لحظة للتفكير في الأمر ، فمن المحتمل أن تجد أمثلة على مبدأ باريتو في حياتك الخاصة.
فمثلاً:
عندما يتعلق الأمر بالمنهج ، هناك موضوعات معينة يجب أن تكون أكثر حذراً فيها لأن الاختبارات تركز عليها.
على سبيل المثال ، عند تصميم شعار ، فأنت تعلم أن أهم شيء هو الخطوط.
وبالمثل ، أثناء إنشاء مقطع فيديو ، فأنت تعلم أن جودة الصوت أمر أساسي.
وعندما يتعلق الأمر بترتيب حسابات شركتك ، فأنت تعلم أن مراقبة الميزانية لها أهمية قصوى.
ويمكن أن ننظر للأمر من منظور مختلف:
إذا ألقيت نظرة فاحصة، ستجد أن حوالي 20٪ فقط من الوقت الذي تقضيه في الدراسة (مثل التدريب للإجابة على الأسئلة) يؤدي إلى غالبية النتائج.
إذا ألقيت نظرة فاحصة على الوقت الذي تقضيه في عملك كل يوم، ستلاحظ أن 20٪ فقط منه (مثل إعداد التقارير التفصيلية) هو الأكثر إنتاجية.
ستجد أن الـ 80٪ المتبقية من أنشطتك في العمل (الاجتماعات الروتينية - كتابة رسائل البريد الإلكتروني - التحدث إلى أصدقائك) لا تؤثر على عائداتك في العمل نفسه، ولكنها في بعض الأحيان تعيقك عن أداء وظيفتك بشكل جيد.
الهدف من هذه النصيحة في إدارة الوقت هو تحديد نسبة 20٪ التي تؤثر على غالبية النتائج في شيء تفعله، بحيث تمنحها الأولوية والتركيز عليها.
ومن الأفضل إعطاء هؤلاء 20٪ وقتًا أكثر من المهام الأخرى، وبالتالي تحقق نتائج استثنائية.
إرسال تعليق