أفضل 10 طرق في تنظيم الوقت وإدارته
أن تكون قادرًا على أداء وظيفتك بشكل جيد هو أكثر أهمية من العمل نفسه.
لا يمكن تحقيق هذه الكفاءة إلا من خلال تنظيم واستخدام وقتك بشكل صحيح، يسعدني أنك تبحث عن نصائح حول كيفية تنظيم وقتك بشكل أفضل.
إنه يشير إلى أنك متحمس لجعل حياتك أفضل! إذا كنت تضيع الوقت في كثير من الأحيان، أو إذا كنت:
- هذا الموضوع مناسب لك إذا كنت تريد نصائح لإدارة وقتك بين الدراسة والأنشطة الأخرى.
- هذا الموضوع مناسب لك إذا كان لديك وظيفة بدوام كامل ولكنك تريد معرفة كيفية تحديد الأولويات.
- هذا الموضوع مناسب لك إذا كنت مستقلاً وتريد أفكارًا لتنظيم وقتك.
- هذا الموضوع مناسب لك إذا كنت ربة منزل وتريد بعض النصائح حول كيفية تنظيم وقتك بشكل أفضل أثناء القيام بالأعمال المنزلية.
- هذا الموضوع مناسب لك إذا كنت تستخدم وسائل التواصل الاجتماعي أو تدير مواقع الويب.
لقد وصلت إلى المكان الصحيح! تحتوي هذه المقالة على نصائح قابلة للتحقيق ومثبتة لتنظيم وقتك، تستند هذه النصائح إلى دراسات علمية، بالإضافة إلى العديد من التجارب الشخصية.
1- ضع خطة وهدف معين
إذا كنت ترغب في تحسين مهاراتك في إدارة الوقت ، فيجب عليك تحديد هدف واضح وقابل للتحقيق، بمجرد وضع هدف في الاعتبار ، يمكنك البدء في التفكير في طرق لتنظيم وقتك والعمل على تحقيقه، يساعدك وجود هدف على التركيز وتكون أكثر إنتاجية.
حاول تحديد أهداف قصيرة ومتوسطة وطويلة المدى، سيساعدك هذا على تطوير استراتيجية لإكمال كل مهمة من خلال التركيز على فترات زمنية معينة.
من الشائع تحديد أهداف غير قابلة للتحقيق، عندما يحدث هذا ، فمن السهل أن تشعر بالإرهاق أو الإحباط بسبب عملك وقلة الانتاجية .
2- اشغل نفسك
من الضروري ليس فقط التركيز على شيء واحد في كل مرة ولكن أيضًا عدم المماطلة إذا كنت قادرًا على إكمال المهمة التي تقوم بها.
من الأخطاء الشائعة التي يرتكبها الناس سوء إدارة الوقت ، مما يؤدي إلى التقاعس عن العمل، حيث يؤدي تأجيل الأمور كثيرًا في العمل إلى فقدان التركيز على المهام والواجبات التي يتعين عليك إكمالها.
بالإضافة إلى أهمية القيام بشيء واحد في كل مرة، من المهم أيضًا عدم تأجيل الإجراءات إلى أوقات لاحقة إذا كان بإمكانك القيام بها الآن.
من الأخطاء الشائعة التي يرتكبها الناس أنهم لا يستطيعون إدارة الوقت بشكل جيد والوقوع في التقاعس عن العمل مما يؤدي تأجيل الأشياء كثيرًا إلى عدم التركيز على المهام والوظائف التي يتعين عليك القيام بها.
لهذا السبب يجب أن تفكر في العمل والمشورة هنا كوحدة، عندما تحدد مواعيد نهائية لإكمال المهام المختلفة، حتى لو كانت في أوقات وتواريخ مختلفة، فإنك تظل في حالة عمل ثابتة ولا تؤجل.
إذا كان لديك الوقت اليوم لبدء مشروع يحل موعده في غضون أسبوعين، فلماذا لا تبدأه اليوم؟ لاحقًا، سيكون لديك المزيد من الوقت للقيام بأعمال وأنشطة أخرى، والاستعداد لأي عقبات غير متوقعة قد تواجهها.
3- نظم مكان عملك
سيساعدك امتلاك مساحة عمل جيدة، التنظيم في إدارة وتنظيم وقتك لأنك لن تضطر إلى إضاعة الوقت في البحث عن الأشياء في مساحة مزدحمة.
حتى لو كنت رئيسًا لشركتك الخاصة، فلا يزال يجب أن يكون لديك منطقة مخصصة للقيام بالعمل والتعامل مع المهام المتعلقة بالعمل.
يجب أن تكون هذه المنطقة مجهزة بكل ما تحتاجه طوال اليوم، مثل جهاز كمبيوتر، وهاتف، ومفكرة، وأقلام، وإذا أمكن، ضع كوبًا من القهوة أو زجاجة ماء بجانبك.
4- تعلًم أن تقول لا
هل يحدث معك أي من المواقف التالية:
- اتصل صديق لك ليطلب مساعدتك في شيء ما.
- طلب منك صديق في العمل شرح بعض الأشياء التي وجدها بها مشكلة.
- اتصلت مجموعة من أصدقائك وسألت عما إذا كنت تريد الخروج للتمشية أو اللعب أثناء الدراسة أو العمل.
ماذا كان رد فعلك عندما كنت تواجه إحدى هذه المواقف؟ أعتقد أنك ستوافق، وهذا بالضبط ما أريدك أن تغيره.
تعلم أن تقول لا وتعلم عدم الرد على أي شيء يجعلك تتوقف عن العمل ومع ذلك ، إذا احتاج صديقك إليك في حالة الطوارئ ، فهناك استثناء لكل قاعدة.
5- قاوم النسيان بطريقة فعّالة
النسيان من أهم العقبات التي تحول دون تنظيم وقتك، هناك العديد من المهام التي يتعين عليك إكمالها كل أسبوع أو شهر، وقد تنسى بعضها لأنك مشغول جدًا.
لمحاربة النسيان، ضع تقويمًا لأحداث الشهر المهمة، حتى لا يفوتك أي شيء.
عندما يطلب منك شخص ما القيام بشيء ما أو ترغب في أداء مهمة في وقت محدد، ضعها في جدول، يمكنك استخدام أي أداة تتيح لك القيام بذلك، مثل تقويم Google.
عندما تفعل ذلك ستتمكن من:
- مع الوقت والتاريخ، يمكنك اكتشاف كل ما عليك القيام به في أي شهر.
- من المهم تحديد أولوياتك بشكل صحيح.
- يجب أن تستند قائمة المهام اليومية الخاصة بك إلى الأهداف التي تريد تحقيقها كل شهر.
- ستكون قادرًا على ذلك باستمرار حتى لا تنسى أي شيء.
وبهذه الطريقة لن تنسى أي شيء مطلوب منك ، وستقوم أيضًا بتخطيط جميع مهامك بناءً على ما هو مطلوب منك دون أي إهمال أو إضاعة للوقت.
6- اترك الهاتف بعيداً أثناء العمل
لقد استغرق الأمر بعض الوقت للتخلص من هذه العادة السيئة، لكن الهواتف هي أحد أهم مصادر الإلهاء التي يجب عليك التخلص منها أثناء الدراسة أو العمل.
لذلك دون مزيد من اللغط، اترك هاتفك في مكان آخر أثناء عملك، كما هو الحال في غرفة أخرى أو في درج مغلق او أبقها صامتة، على أقل تقدير.
من الأفضل أيضًا إبقاء الهاتف بعيدًا عنك عند الاستيقاظ و لا تستخدمه كمنبه، اضبط منبهًا عاديًا بدلاً من ذلك، كلانا يعرف مدى أهمية ساعات الصباح.
بهذه الطريقة، يمكنك التركيز على عملك ولن تميل إلى تصفح مواقع التواصل الاجتماعي أو ممارسة ألعاب مثل Clash Of Clans أو Pubg أثناء العمل أو الدراسة.
7- اجمع المهام المتشابهة في وقت واحد
يمكنك القيام ببعض المهام عدة مرات في اليوم ، على سبيل المثال:
- الرد على رسائل البريد الإلكتروني.
- قم ببعض الواجبات المنزلية.
- اطلع على التقارير.
- القيام بإنشاء صور لحسابات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك.
اجمع هذه المهام وأكملها جميعًا مرة واحدة لتوفير الوقت وزيادة الكفاءة.
8- لا تسعى أن تكون مثالياً
غالبًا ما أواجه هذه المشكلة وما زلت أقوم بتدريب نفسي لتغييرها، إنها تضيع الكثير من الوقت .
يقودك السعي وراء الكمال إلى قضاء الكثير من الوقت في التأقلم والمماطلة في عملك ، وهو شيء تحتاج إلى تغييره.
نريد جميعًا القيام بالمهام بكل إخلاص ، لكن هذا لا يعني أن كل شيء سيكون تحفة معمارية.
في معظم الأوقات ، من الأفضل أن تفعل ما هو ضروري منك بجودة مقبولة في فترة زمنية أقصر من أن تفعل ذلك بجودة خيالية في فترة زمنية أطول.
سيجعلك هذا منتجًا وتعمل بكفاءة أكبر وبمرور الوقت ، ستتعلم من أخطائك وتتحسن ، خاصة إذا كنت تقوم بعمل إبداعي مثل الكتابة أو التصميم أو البرمجة.
9- استخدم التقويم
يساعد وجود تقويم لتواريخ البدء والانتهاء لكل مشروع كثيرًا في إدارة الوقت .
عندما تحدد فترات زمنية ، فأنت ترسل أوامر بشكل طبيعي ولا شعوري إلى عقلك لتنبيهه إلى ضرورة إكمال شيء مهم في فترة زمنية معينة بهذه الطريقة ، حتى إذا كانت لديك مهام عاجلة ومهمة كأولويات ، فلن تنسى أبدًا الأعمال الأخرى التي يجب القيام بها لاحقًا.
نوصيك باستخدام صباح يوم السبت، على سبيل المثال، للتخطيط لأسبوعك.
بهذه الطريقة، أنت لا تفكر إلا في المستقبل القريب، مما يساعدك على إدارة وقتك بشكل أكثر فعالية.
هناك بعض المهام والمشاريع التي ستستغرق أكثر من شهر لإكمالها، ولكن إذا كنت تعلم أنها مدرجة في قائمة المهام الخاصة بك وقمت بتدوينها في تقويم أو مخطط، فعند اقتراب موعد الاستحقاق، فإنك أعلم أن الوقت قد حان لبدء العمل عليها.
10- اشحن طاقتك عن طريق أخذ فواصل بين كل مهمة وأخرى
من الأهمية أن تأخذ فترات راحة ، فعندما تمنح عقلك راحة من العمل أو تدرس بين كل مهمة ، ستستعيد طاقتك وتحفزك على الاستمرار.
بالإضافة إلى ذلك ، إذا كنت ترغب في تحفيز عقلك أثناء القيام بأي مهمة ، فاستخدم وقت الراحة للقيام بالأنشطة التي تحبها.
على سبيل المثال ، خصص وقت الخامسة لكي:
- العب لعبتك المفضلة.
- شاهد قنوات YouTube المفضلة.
- اقرأ الكتب التي تحبها أو تريد قراءتها.
- تحدث مع أصدقائك المفضلين في برامج الدردشة المختلفة.
- اذهب في نزهة قصيرة.
بهذه الطريقة ، يفرز دماغك مادة الدوبامين، وهي مادة كيميائية ينتجها الدماغ ، وهي المسؤولة عن مشاعر السعادة والإنجاز ، مثل عندما تتلقى جائزة أو هدية.
وكلما فعلت هذا باستمرار ، كلما اعتاد عقلك على حقيقة أنه عندما ينهي المهام المطلوبة منه ، سيحصل على المكافأة التي ينتظرها، يساعدك هذا على إنهاء المهام المطلوبة بسرعة وكفاءة.
في النهاية، تعد إدارة الوقت مهمة للغاية ، خاصة في عصر المعلومات الذي نعيش فيه حاليًا ، حيث توجد العديد من المهام و المعلومات التي يتعين علينا استيعابها والتعامل معها.
وقتنا هو أثمن عملة نمتلكها ، لذلك يجب أن نتأكد من أن كل ثانية نقضيها تفيدنا، لا يمكننا استعادة الوقت بمجرد رحيله.
لهذا السبب أريدك أن تتابعنا، هناك الكثير من المعلومات والأساليب حول تنظيم الوقت وزيادة الانتاجية والتي سننشرها تباعا، تأكد من عدم تفويت هذه المعلومات ، حيث أن أحدها قد يغير حياتك للأفضل.
إرسال تعليق