ثلاث خطوات عملية لتصبح أكثر إنتاجية
يرتبط نجاح الناس في حياتهم المهنية بإنتاجيتهم كلما كان الشخص أكثر إنتاجية، زاد قدرتهم على تحقيق أهدافهم وتطوير حياتهم المهنية.
لا تشير الانتاجية فقط إلى مقدار المهام التي يكملها شخص ما، حيث يعتقد الكثير من الناس أن كونك منتجًا يعني أن تكون مشغولًا طوال الوقت وأن تكون قادرًا على القيام بالعديد من الأشياء في وقت واحد دون أن يكون لديك وقت لأي شيء آخر، ليست هذه هي القضية.
الشخص الأكثر إنتاجية هو الشخص الذي يمكنه الوصول إلى أهدافه بأقل وقت وجهد.
لذا، يصبح السؤال، ماذا يمكنك أن تفعل لتكون أكثر إنتاجية؟ يقدم هذا الموضوع إجابات من خلال مناقشة كيفية أن تصبح أكثر إنتاجية، وتحديد المشكلات التي تعيق الانتاجية ، واقتراح الحلول.
سوف نوصي أيضًا ببعض التطبيقات التي تساعد في الانتاجية وبعض العادات التي، بمجرد اكتسابها، ستعمل على تحسين الانتاجية .
خطوات فعالة لتصبح أكثر إنتاجية
هذه الخطوات التالية ستساعدك في تحسين الانتاجية وتحديد المشكلات التي تعيق الانتاجية .
أولاً: راقب وقتك
الوقت هو العامل الرئيسي الذي يساعدك على أن تكون أكثر إنتاجية.
إليك طريقة سريعة وعملية لتتبع وقتك وكيف تقضي يومك:
- احصل على قطعة من الورق وقلم ، وصنع طاولة بها 24 صندوقًا لتمثيل ساعات يومك.
- قم بتسمية ساعات نومك وعملك والقيام بأنشطة أخرى.
- ستلاحظ أن هناك 7 ساعات في يومك بدون هدف ، أو ما يعادل 50 ساعة في الأسبوع بدون أهداف محددة.
- قد تقلل من شأن هذا الرقم ، ولكن إذا كنت تحسب 50 ساعة في الأسبوع على مدى متوسط عمر الإنسان ، فهذه سنوات عديدة من الوقت الضائع.
كما قال البيت الشعري، "دقات قلب المرء تخبره أن الحياة دقائق وثواني." انتبه لأن حياتك ضائعة، وحاول ألا تضيع وقتك على ما هو عديم الفائدة، بينما يمكنك أن تمضي كل دقيقة من حياتك بطريقة أفضل تجعلك أكثر إنتاجية.
ثانيا: حدد أهدافك
وجدت دراسة علمية نُشرت في عام 2011 في مجلة علم النفس التطبيقي ، والتي تناقش موضوعات عن الطب النفسي ، أن تحديد الأهداف بشكل واضح ومحدد له تأثير إيجابي وفعال على تحقيق الأهداف.
الجدير بالذكر أن هناك أداة عملية تساعدك على تحديد أهدافك وأولوياتك ، ابتكرها العالم "بول ماير" ، وهو رائد في مجال التدريب.
هذه الأداة ، المسماة "دائرة الحياة" ، يستخدمها العلماء في مجال التدريب، يساعدك على تحديد أهدافك من خلال مراقبة كيف تقضي وقتك ومدى رضاك وسعادتك بكل جزء من حياتك.
ولكى تقوم بتطبيقها قم بتنفيذ الآتي:
- احضر ورقة وقلم.
- ارسم دائرة مقسمة إلى ثمانية أقسام، تمثل هذه الأقسام الفئات الثمانية في حياتك التي تؤثر على سعادتك.
- الأجزاء الثمانية هي (الجانب العملي ، الجانب المالي ، الصحة ، العائلة والأصدقاء ، شريك الحياة ، التنمية الذاتية ، العمل التطوعي ، الترفيه والمرح)، في كل قسم ، قيم نفسك من واحد إلى 10، لكي يكون تقييمك دقيقًا ، أجب عن بعض الأسئلة المتعلقة بكل جزء.
تأكد من الإجابة على الأسئلة التالية لكل جزء:
الجانب العملي:
هل تستمتع بمهنتك الحالية وهل ترضى عنها؟
هل ترغب في مواصلة العمل وتطوير نفسك في هذا المجال؟
هل الراتب كافٍ لتغطية تكاليفك؟
الجانب المادي:
هل توفر لك جميع مصادر الدخل ما يكفي من المال؟
هل تعتمد على أي شخص آخر ماليًا؟
هل أنت مدين لأي شخص بأي مال؟
هل المال يجعلك سعيدا؟
الجانب الصحي:
ما مدى اهتمامك بصحتك الجسدية والعقلية؟
هل تحب الطريقة التي تنظر بها إلى الخارج؟
هل لديك أي امراض مزمنة؟
جانب الأهل والأصدقاء:
هل لديك أي أصدقاء تثق بهم؟
كم مرة تقضي وقتك مع اصدقائك؟
جانب شريك الحياة:
يجب أن تكون راضيا مع شريك حياتك.
كم من الوقت تقضيه مع شريك حياتك.
جانب تطوير الذات:
هل ستكون على استعداد لتجربة تجارب جديدة؟
هل تبذل جهدًا لتحسين نفسك؟
الجانب الترفيهي:
هل لديك أي هوايات؟
هل تخصص وقتًا لممارسة هواياتك وأنشطتك الترفيهية؟
الجانب التطوعي:
هل تحب مساعدة الاخرين؟
هل لديك فرصة لمساعدة الآخرين دون أن يؤثر ذلك على بقية حياتك؟
بعد الانتهاء من الإجابة على الأسئلة السابقة، ضع لنفسك تقييم لكل جزئية.
إذا كانت النتيجة من 8 إلى 10 ، فأنت تشعر بالرضا عن هذا الجزء ، لكن استمر في تحسينه.
وإذا كانت من 7 إلى 5 ، فهذا يعني أنك بحاجة إلى تخصيص المزيد من الوقت لتطوير هذا الجزء.
ولكن إذا كانت من 1 إلى 4 ، فهذا يعني أنك تقصر وتحتاج إلى خطة محددة للعمل على هذا الجزء، هذا قد يسبب لك بعض المشاكل في حياتك ويعيقك أن تكون أكثر إنتاجية.
بعد ذلك ، ضع في اعتبارك النتيجة من خلال الإجابة على بعض هذه الأسئلة:
- ما هو الجزء الذي تريد أن تسجل أقل درجة عليه؟
- ما هي درجاتك المثالية لكل جزء؟ لا يجب أن تكون الدرجة المثالية 10، قد تكون أقل حسب تفضيلاتك.
- ماذا تأمل في تحقيقه بعد بضعة أشهر أو سنة؟
على سبيل المثال ، إذا كنت تقضي معظم وقتك في العمل ، فستكون غالبية النقاط على جانب العمل والمواد، وبالتالي، قد تجد نفسك تفتقر إلى الوقت المناسب للعائلة أو لشريك حياتك أو للعمل التطوعي.
يمكن أن يمر خلل كهذا دون أن يلاحظه أحد في البداية لأن أولويتك الحالية هي حياتك المهنية.
ومع ذلك ، مع مرور الوقت سيبدأ في التأثير على أداء عملك أيضًا، ستكون أقل إنتاجية لأنك لم تحقق التوازن في حياتك، وهذا التوازن هو ما يجعلك أكثر فاعلية وانتاجية.
ثالثاً: اتبع طريقة صندوق إدارة المهام
هذا المربع لمساعدتك في الخطوات السابقة المتعلقة بدائرة الحياة.
يتكون من خطوات تساعدك على تحديد الأولويات بطريقة تمكنك من تنفيذ جميع المهام المطلوبة منك، وتحقيق التوازن في جميع جوانب حياتك، مما يؤهلك في النهاية لأن تكون أكثر إنتاجية.
أولاً، ضع خطوات محددة مناسبة لكل جزء وفقًا لأولوياتك، ويمكنك القيام بذلك باستخدام أسلوب الرئيس الأمريكي الأسبق "ديفيد أيزنهاور"، وهو الرئيس الرابع والثلاثون للولايات المتحدة الأمريكية.
كان ديفيد واحدًا من أكثر الأشخاص إنتاجية وتمكن من مواكبة ذلك لعدة سنوات، استخدم نهج مربع إدارة المهام ، وهو تصنيف مهام حياتك إلى أربعة أنواع.
يمكنك تجميع هذه المهام عن طريق إنشاء مربع مقسم إلى أربعة أقسام ، وهي:
- القسم الأول يتضمن المهام الحيوية والملحة.
- الجزء الثاني يحتوى على مهمات حاسمة ولكنها ليست عاجلة.
- القسم الثالث مخصص للواجبات العاجلة ولكن غير الضرورية.
- القسم الرابع والأخير ليس للمهام الملحة ولا الأساسية.
هذه الأداة فعالة في مساعدتك على إدارة وقتك بكفاءة وتحديد أهم مهام يومك. ومع ذلك، ينصح عالم النفس ديفيد بريماك بإكمال المهام الصعبة أولاً، تليها المهام السهلة التي تستمتع بها، لتحفيز نفسك على إنهاء باقي المهام.
تم إجراء دراسات بالفعل على العاملين في مطعم للوجبات السريعة الذين لديهم العديد من المهام العاجلة كدليل على صحة هذه النظرية، لقد وعدهم رؤسائهم بأنهم إذا أتموا هذه المهام جيدًا، فسوف ينقلونهم إلى أماكن ذات مهام يحبونها أكثر.
عندما يكون لديهم حافز، كانوا قادرين على إكمال مهامهم على أكمل وجه وفي وقت أقل.
ومع ذلك، فإن تعدد المهام في نفس الوقت سيؤدي فقط إلى انخفاض الانتاجية بنسبة 90٪ على الأقل، من الأفضل التركيز على مهمة واحدة وعند الانتهاء انتقل إلى الثانية.
لذلك، إذا حددت أهدافًا، وحددت الأولويات، ووضعت خطة بتواريخ محددة ولكنك لم تصبح أكثر إنتاجية، فابحث عما يعيق إنتاجيتك.
إرسال تعليق